VIDEO - Planificarea achizițiilor și referatul de necesitate

,,Ideile se clădesc pe o bază stabilă. Nu există o scurtătură între prezent și viitor. Scopurile se ating prin planificare, pregătire și executare.” (Bruce Hyland)

Etapa de planificare în achizițiile publice are cea mai mare importanță în întreg procesul de achiziție, ea înglobând atât fază preliminară de identificare a necesității cât și faza decizională de stabilire a procedurii de atribuire adecvate satisfacerii respectivei necesități. 

Identificarea necesităților se va face pornind de la rezultatul final aferent obiectivelor autorității contractante cât și de la oportunitatea realizării necesității identificate prin prisma costurilor de realizare, a conditionalităților externe cât și a fondurilor care ar putea fi disponibilizate.

Documentele care justifică identificarea necesității și a oportunității acesteia sunt referatele de necesitate.

Referatul de necesitate reprezintă un document intern emis de fiecare compartiment din cadrul autorității contractante în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde necesitățile de produse, servicii și lucrări identificate, precum și prețul unitar/total al necesităților. 

Referatul de necesitate se va întocmi de compartimente diferite ale autorității prin raportare fie la nevoile interne de bunuri și servicii fie la solicitările venite din mediul extern (populație, strategii naționale de dezvoltare, etc.) și va stabili cu exactitate necesitatea constatată și eventual constrângerile care au condus la/sau afectează respectiva necesitate, cu o estimare grosieră a fondurilor estimate a fi necesare.

Acesta trebuie să cuprindă, cel puțin, răspunsul următoarelor întrebări:  
- De ce anume avem nevoie? Care este obiectul de care avem nevoie?  
Denumirea produselor, serviciilor și lucrărilor însoțită de o descriere a caracteristicilor tehnice și/sau a performanțelor solicitate.

- Pentru ce avem nevoie? Ce trebuie să rezolvăm/satisfacem?  
Justificarea necesității de produse, servicii și lucrări.

- Când avem nevoie?
Se indică data previzionată pentru dobândirea produselor, serviciilor și lucrărilor necesare.

- Cât costă produsul, serviciul sau lucrarea necesară?  
Se estimează valoarea produsului, serviciului sau lucrării, precum și toate costurile aferente îndeplinirii contractului.

- Care sunt efectele previzionate a se obține?  
Dacă este posibil, se vor indica beneficiile ce urmează a se obține.  
  

Modelul de referat de necesitate poate fi stabilit de către fiecare autoritate contractantă și reglementat printr-o procedură internă aferentă S.C.I.M. astfel încât toate compartimentele instituției publice să utilizeze același model de referat de necesitate. 

Este de interes și modelul de referat de necesitate pus la dispoziție pe site-ul A.N.A.P. în măsura în care autoritățile urmăresc și alte aspecte de calitate sau statistice care ar putea fi utilizate ca bază de date pentru întocmirea diferitelor strategii de dezvoltare locală/regională etc. 

Circuitul de avizare a unui referat de necesitate va fi stabilit la nivelul reprezentantului legal al autorităților și este recomandat ca acesta să includă viza din partea compartimentului financiar-contabil în scopul stabilirii posibilității de bugetare a respectivelor necesități.

 Referatele de necesitate, aprobate de către reprezentantul legal, vor fi centralizate la nivelul compartimentului intern de achiziții publice.

Compartimentul de achiziții publice va centraliza toate referatele de necesitate și pe baza acestora și cu respectarea regulilor de estimare a valorii contractelor va stabili obiectele generale ale viitoarelor contracte de achiziții publice. 

Este interzisă estimarea contractului de achiziție sau divizarea acestuia în vederea încadrării sub anumite praguri valorice care să conducă la neaplicarea unor proceduri de atribuire transparente și competitive. Procedurile de achiziție publică se stabilesc în funcție de pragurile valorice și de cerințele cumulative aferente fiecărui tip de procedură prevăzute de Legea 98/2016.