Analiza situației actuale

Luând în considerare caracterul obligatoriu al implementării sistemului de control intern managerial în entitățile publice, vom presupune că acest proces este deja demarat în majoritatea acestora și vorbim astăzi despre aspectele de care trebuie să țineți cont în momentul unei analize, ca primă etapă în cadrul unui proces de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

Nucleul procesului de implementare a Sistemului de Control Intern Managerial îl reprezintă activitatea comisiei de monitorizare. Astfel, este de înțeles că acesta este și punctul de plecare în cadrul analizei. Pentru a analiza aspectele  modului de organizare şi de funcţionare a Comisiei de monitorizare, trebuie urmărite o serie de aspecte, care, odată reglementate, pun bazele unei dezvoltări optime a Sistemului de Control Intern Managerial.

Primul pas este verificarea existenței deciziei sau, după caz,  a dispoziției de constituire a Comisiei de monitorizare. Este important ca aceasta să fie actualizată conform legilslației în vigoare și a normelor interne de organizare. De asemenea, persoanele care fac parte din componența comisiei de monitorizare trebuie să își cunoască atribuțiile și responsabilitățile în acest domeniu. Atribuţiile specifice rezultate din constituirea şi funcţionarea Comisiei de monitorizare trebuie să fie introduse, de asemenea, și în fișele de post.

Comisia de monitorizare are în evidență o serie de documente care monitorizează procesul de implementare a Sistemului de Control Intern Managerial. Analiza acestora furnizează informații importante, care ulterior vor putea duce la măsuri corective, acolo unde este cazul.   

Așadar, putem vorbi de mai multe direcții de analiză, pe care le vom analiza în cele ce urmează:

• • analiza îndeplinirii Programului de dezvoltare a SCIM; Acesta este elaborat și aprobat la începutul fiecărui an, fiind un document de referință al activității comisiei de monitorizare. Pentru a fi considerat complet, programul de dezvoltare trebuie să cuprindă obiective, activități, termene, și responsabili;

De asemenea, la elaborarea programului de dezvoltare trebuie avute în vedere cerințele generale conţinute în standardele de control intern managerial, particularităţile organizatorice şi funcţionale ale entității, atribuțiile personalului şi structura acestuia, plus alte reglementări şi condiţii specifice entității;

• • analiza dosarelor cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare, a deciziilor şi hotărârilor acesteia, a informărilor transmise şi evaluarea funcţionării comisiei;

La finalul fiecărei ședințe, Comisia de monitorizare, întocmește o minută care conține deciziile rezultate pe baza subiectelor avute pe ordinea de zi a ședintei. Parcurgerea acestor documente, va permite o analiză comparativă pe ani a modului de organizare şi funcţionare a Comisiei de monitorizare de la înfiinţare până în prezent.

• • analiza Informării privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii publice.  Elaborată de către secretariatul Comisiei de monitorizare, pe baza rapoartelor anuale de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor de la nivelul compartimentelor, această analiză poate veni în sprijinul managementului entității în vederea actualizării obiectivelor și realocarea resurselor pentru remedierea eventualelor disfuncționalități, abateri constatate sau schimbări survenite în cadrul entității.

  • Analiza procedurilor. Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contribuie la îmbunătățirea desfășurării activităților prin separarea sarcinilor, funcțiilor, competențelor și responsabilităților personalului din cadrul entității publice.

Gradul de realizare a procedurilor formalizate poate fi analizat prin parcurgerea următorilor pași:

• • analiza Listei obiectivelor şi activităţilor din cadrul entităţii publice aprobate în şedinţa Comisiei de monitorizare;

  • analiza Listei de codificare a procedurilor de sistem (PS);

  • analiza Listei de codificare a procedurilor operaţionale (PO);

  • evaluarea respectării structurii şi modalităţilor de elaborare a procedurilor formalizate aprobate, conform OSGG nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

  • analiza procedurilor formalizate aprobate din punctul de vedere al gradului de cuprindere a tuturor componentelor cadrului de reglementare a domeniului procedurat, a detalierii activităţilor şi acţiunilor pe fluxul proceselor şi implementarea activităţilor de control, a responsabilităţilor şi a documentelor în structura acestora.

Pentru ca procedurile să fie instrumente viabile de control intern, ele trebuie să respecte următoarele criterii:

• • Să fie aplicabile

  • Să fie cunoscute în interiorul entității

  • Să fie actualizate regulat în funcție de modificările legislative și de cele interne

  • Să fie simple, complete, precise și adaptate obiectului

  • Să fie precizate în documente scrise

  • Să fie integrate în componentele sistemului de organizare a entității

  • Să fie definite pentru fiecare activitate procedurabilă care se desfășoară în cadrul entității publice

• • Analiza raportărilor.

Conducătorul entității publice efectuează, cel puțin o dată pe an, autoevaluarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice, în vederea stabilirii gradului de conformitate a acestuia față de standardele de control intern implementate și elaborează un Raport asupra sistemului de control intern managerial.

Analiza acestui proces de raportare presupune parcurgerea următoarelor etape:

• Analiza gradului de cuprindere a structurilor din subordine şi a entităţilor publice aflate în coordonare şi subordonare în documentele elaborate şi transmise la SGG;
• Verificarea realităţii şi exactităţii raportărilor semestriale şi anuale transmise la SGG;
• Verificarea raportărilor semestriale şi anuale privind sistemul de control intern managerial pe ultimii 3 ani, pentru a avea o imagine asupra evoluției instituției dpdv al implementării SCIM>

În urma acestui proces complex de analiză, managementul documentelor aferente implementării sistemului de control intern managerial, devine principalul instrument ce poate conduce la identificarea rapidă și exactă a unui document, act, dosar , ș.a.m.d., de către orice angajat din cadrul entității.

O alta problemă permanentă identificată la nivelul entităților publice este lipsa resurselor umane calificate, dar și fluctuația de personal, care, uneori creează deficiențe în procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

De aceea, este justificată cuprinderea în procesul de analiză, a evaluării pregătirii profesionale în domeniul sistemului de control intern managerial a personalului de conducere şi de execuţie din cadrul entității publice;

La sfârșitul acestui proces de analiză, în baza rezultatelor obținute, există posibilitatea proiectării unei imagini de ansamblu la nivelul entității, cu privire la modul de elaborare și actualizare a etapelor pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, pornind de la:

• Modul de lucru și responsabilitățile Comisiei SCIM
• Stadiul implementării
• Activitățile/Departamentele cheie

Având la dispoziție informații despre situația reală cu privire la resursele din entitatea publică, se va putea dezvolta un plan de lucru, care, prin implementarea lui corectă, va conduce la îndeplinirea obiectivelor propuse. Planul de lucru trebuie să urmărească definirea a cel puțin patru puncte de interes și anume:

• Proiectarea rezultatelor
• Stabilirea măsurile corective
• Estimarea corectă a duratei de implementare a măsurilor
• Stabilirea clară a responsabilităților.

Analiza și autoevaluarea reprezintă un instrument de dezvoltare progresivă a sistemului de control intern managerial, prin conștientizarea la nivelul entităților publice asupra importanței controlului intern.